İşgüzar qarşılıqlı təsirin ən mürəkkəb variantlarından biri – iclaslardır, xüsusən də onlar təşkilatda münaqişə və ya böhran zamanı keçirildiyi zaman. 

Bir sıra təşkilatlar üçün iclaslar yüksək idarəetmə orqanıdır. Buna görə də onların nəticələri əsasında yaranmış sənədlər həmişə təşkilatın strateji planlarına toxunur və kollektivdəki psixoloji iqlimə təsir edir. İclasların hazırlanması zamanı əsas istiqamətləndiricilər təşkilatın özünün və kollegial idarəetmə orqanı kimi iclasın fəaliyyətini reqlamentləşdirən normativ-sərəncam sənədləridir.

Bu sənədlərə aiddirlər: təsisat müqaviləsi, təşkilatın nizamnaməsi, bu kimi təşkilatlarda əsasnamə rolunu oynayan qanunverici aktlar. Bu sənədlərdə çox zaman kollegial müzakirəyə, iclasın gündəliyinə daxil edilən məsələlər haqda göstərişlər olur. Bundan əlavə təşkilati-sərəncam sənədlərində iclasa hazırlıq prosedurları, bu və ya digər işqüzar əlaqələrin texnologiyalarının münasibliyini müəyyənləşdirən bu işin reqlamenti təsvir olunur.

Təcrübə göstərir ki, münaqişə vəziyyətlərində iclasın gündəliyinin necə tərtib olunması böyük əhəmiyyət kəsb edir. Əgər gündəliyə yalnız münaqişənin mahiyyətinə toxunan, yaranmış ziddiyyətlərin predmeti olan məsələlər daxil edilirsə, münaqişənin konstruktiv həll ehtimalı artır. Əgər münaqişənin özündən əlavə iclasın gedişində əlavə sualların da müzakirəsinə cəhd edilirsə, o zaman belə gündəlik münaqişənin axınvari inkişafına şərait yaradır. Bu, bilavasitə qarşılıqlı təsirə eyni zamnada daha çox insanın cəlb olunması ilə əlaqədardır. Onların müxtəlif istiqamətli maraqları münaqişənin yaratdığı rəqabət vəziyyətilə birlikdə münaqişə sahəsinin gələcəkdə daha da genişlənməsinə, yaranmış ziddiyyətlərin inkişafına və daha da mürəkkəbləşməsinə səbəb ola bilər.

İclas iştirakçılaınrda məzmunlu ünsiyyətə hazırlıq yaratmaq üçün iclasdan bir neçə gün əvvəl onlara müzakirə olunan problemin mahiyyəti haqda məlumat təqdim oluna bilər. Onun tərtib edilməsi üçün təşkilatda ümumi vəziyyətin hərtərəfli təhlilinə istiqamətlənmiş ekspertlər qrupu yaratmaq məqsədəuyğundur.

Bir qayda olaraq , iclas üçün materiallar (gündəlik, müddəalar və ya məruzələrin mətnləri, həll layihələri və s.) nəzərdə tutulan iştirakçılara iclasın başlanmasından əvvəlki 3-4 gündən gec olmayaraq təqdim edilir. Bu, onlara artıq hazırlanmış olan sənədlərə dəyişikliklər etmək, sonra isə iclasın gedişində öz təkliflərini operativ olaraq təqdim etmək imkanı verir.

Psixoloji planda iclasın gedişatında sənədlərlə iş münaqişə edən tərəflər arasında şəxsi antipatiyaların kəskinləşmə ehtimalını azaltmağa imkan verir. Tərəf müqabili ilə ünsiyyəti ötərək, birbaşa sənədlərə müraciət, sənədlərin vasitəçi həlqə kimi tətbiqi affektiv reaksiyaların partlayışının, münaqişənin partlayış ssenarisi üzrə gedişinin qarşısını alır.

İclas zamanı münaqişə ilə oyun ssenarisi əsasında iş əgər ümumi reqlamenti qəbul etmək mümkün olursa, çox zaman daha idarəolunan xarakter alır. Reqlament layihəsi üzərində işi asanlaşdırmaq üçün çıxış tədarükü qismində iclasların aşağıdakı yayılmış keçirilmə sxemindən istifadə etmək olar:

1)davametmə müddəti ümumilikdə 5 dəqiqəyədək olan giriş sözü, burada iclasın ümumi iş qaydaları, onun keçirilmə rejimi, təxmini bitmə vaxtı bildirilir;

2)davametmə müddəti 30 dəqiqəyədək olan əsas məruzə (əgər iclasda hər iki münaqişə tərəfinin mövqeləri müzakirəyə qoyulmuşdursa, öz fikirlərini bildirmək üçün hər iki tərəfə bərabər vaxt verilməlidir, lakin yaxşı olardı ki, ümumən bu müddət 30 dəqiqəni keçməsin, əks halda təbii yorulma prosesi nəticəsində iclas iştirakçılarının diqqəti yayınacaq);

3)məruzəçilərə suallar və onların cavabları (hər sual-cavab 2 dəqiqədən çox olmamaqla);

4)həmməruzəçilərin çıxışları, əlavə məlumatlar (2-ci bənddə göstərilən səbəblərə görə əlavə məlumatla çıxış edən bütün məruzəçilərə 10-15 dəqiqədən çox olmamaqla );

5)həmməruzəçilərə suallar (hər sual-cavaba 1 dəqiqədən çox olmamaqla);

6)iclas iştirakçılarının çıxışları (5—7 dəqiqə);

7)məruzəçilərin cavabları (hərəsinə 5 dəqiqədən çox olmamaqla);

8)həmməruzəçilərin cavabları (hərəsinə 3 dəqiqədən çox olmamaqla);

9)iclasın gedişi boyu məlumatlar (əsas mövzudan diqqəti yayındırmamaq və iclasa qabaqcadan yaxşı hazırlanılmaması hissiyyatı yaratmamaq üçün onlar 3-5 ədəddən çox olmamalıdırlar, hər bir məlumata 3 dəqiqədən çox vaxt ayırmaq lazım deyil);

10)iclasın qərar layihəsinin oxunuşu (5 dəqiqədən çox olmamaqla);

11)qərar layihəsi üzrə təkliflər (hərəsinə 1—3 dəqiqədən çox olmamaqla);

12)iclasa yekun vurulması (10 dəqiqədən çox olmamaqla).

Adətən 50-75 iştirakçısı olan iclaslarda hər saatdan bir 10 dəqiqə fasilə verilməsi optimal hesab edilir. İştirakçıların sayı çox olduqda iclasa hər 1,5 – 2 saatdan bir 15-20 dəqiqəlik fasilə vermək məqsədəuyğundur.

İclasın strukturunun göstərilmiş sxemi məzmunu və zamanına görə nümunəvi xarakter daşıyır. İclasda baş verə biləcək hadisələr nə qədər qeyri-müəyyən görünsə də, təşkilatçılar qabaqcadan reqlament üzrə öz layihələrini düşünməli və işləyib-hazırlamalıdırlar. Əgər münaqişə şəraitində iclasın gedişində tamamilə hazırlanmamış reqlmentin müzakirəsi başlayırsa, işçi məsələnin özü münaqişə qurğularının aktivləşməsi və faydasız "münasibət aydınlaşdırılması” üçün əlavə bəhanəyə çevrilə bilər.

İstənilən açıq çıxış üçün, xüsusən də münaqişə vəziyyəti ilə əlaqədar iclasda çıxış üçün xarakter olan yüksək emosional oyanıqlıq, hər bir çıxışçıdan öz məlumatlarının həm strukturu, həm də məzmununu ciddi işləməsini tələb edir. Hər bir çıxış iclasda müzakirə olunan problem barədə konstruktiv təklifləri özündə ehtiva etməlidir. Münaqişə şəraitində iclasda iştirakçılara toxuna biləcək emosional replikalar xüsusilə təhlükəlidir. Belə replikalar təşkilati münaqişələrin şəxsiyyətlərarası münaqişəyə çevrilmə ehtimalını artırır, problemin optimal həlli axtarışlarına mane olur. Buna görə də açıq çıxışlarda emosional hücumları istisna etmək lazımdır.

Əgər çıxış məruzə xarakteri daşıyırsa, o aşağıdakılardan ibarət olmalıdır:

– məlumatın məqsədinin qısa təsviri;

– əsas faktların şərhi;

– problemin təklif olunan həll yollarının lakonik dəqiq şərhi;

– qısa məzmunlu yekun.

Reqlamentə əsasən nəzərdə tutulmuş məruzəçilər öz çıxışlarının mətnlərini qabaqcadan hazırlamalıdırlar. Çıxış üçün material qismində təşkilatda işlərin təhlili əsasında alınmış göstəricilər ola bilər. Bundan əlavə, məruzəni iclasın gündəliyi və mövcud göstəriciləri nəzərə almaqla da yoxlamaq lazımdır. Məruzəni rəqəmsal materiallarla yükləmək lazım deyil: yalnız iştirakçılara yaranmış vəziyyəti qiymətləndirmək və təklif olunan həll yollarının mənasını başa düşməyə imkan verəcək əsas göstəricilər istifadə olunmalıdır.

Məruzəçi çıxışa hazırlaşarkən məsləhət görmək olar ki, o, mətni iclasda çıxış edəcəyi tərzdə və ritmdə ucadan oxusun. Birincisi, bu, çıxışın zaman çərçivələrini müəyyənləşdirməyə və təshih etməyə imkan verir. İkincisi, bu, mətndə daha cəld istiqamətlənməyə kömək edir. Bu istiqamətlənmə emosional cəhətdən zəngin olan iclas atmosferində çox faydalı olur, harda ki, çıxışçının sözünü kəsə bilərlər, o özü çaşa bilər və ya mətnin hansısa bir fraqmentinə qayıtmaq lazım gələ bilər. İclas – strateji idarəetmənin qiymətli kollegial orqanı olduğu üçün , məruzəçinin öz çıxışına hazırlıq üçün qabaqcadan vaxt sərf etməsi tamamilə təqdirəlayiqdir.

Ümumi iclasların təşkilatçıları tərəfindən münaqişə məsələlərinin həlli zamanı mühüm təşkilati-sərəncam sənədi olan protokolun tərtib olunmasına diqqət yetirilməlidir. Bu protokolda toxunulmuş məsələlərin müzakirəsi, qərarların qəbul edilmə proseduru və iclasın qərarlarının özləri fiksə olunmalıdırlar.

Müasir şəraitdə protokol iclasın gedişi zamanı deyil, onun audio- və ya videoyazısı əsasında hazırlanır. İclasın işlənməsi və rəsmi tərtibatının operativliyi və rahatlığı üçün rəqəmsal yazı məsləhət görülür. Lakin hətta rəqəmsal texnikanın istifadəsi halında da, iclasın mühüm məqamlarını qaçırmamaqdan ötrü baş verənlərin audio- və ya videoyazısı ilə yanaşı əsas hadisələrin vaxtını göstərməklə qaralama əlyazma protokolunu da tərtib etmək məsləhət görülür. Belə protokol sonradan lentə yazılanların şifrini açmağa və onun məzmununun əsas protokolda keyfiyyətli əks olunmasına kömək edir.

Rəsmi sənəd kimi protokol üçün onun tərtibat qaydalarına riayət olunması böyük əhəmiyyət kəsb edir. Protokolda imzalanma tarixi deyil, iclasın keçirildiyi tarix göstərilir. Əgər iclas bir neçə gün davam edibsə, o zaman protokolda defislə ayrılmış başlanma və bitmə günləri göstərilir. Bundan əlavə protokolda onun iclasın sıra nömrəsinə uyğun olan sıra nömrəsi göstərilir. Eləcə də iclasın keçirildiyi yaşayış məntəqəsinin adı da göstərilir.

Protokolu tərtib edərkən müzakirə olunan məsələlərin işıqlandırlıma tamlığına görə sənədlər tam və qısa olmaqla iki yerə bölünür. Qısa protokolda məruzəçinin soyadı, məruzənin mövzusu, çıxışçıların soyadları göstərilir. Çıxışların məzmunu qısa protokollarda göstərilmir. Əgər iclas münaqişənin həllinə həsr olunmuşdursa, o zaman belə protokollar məruzə və çıxışların məzmununu fiksə edən vasitələrin(stenoqram, məruzə və çıxışların təsdiqlənmiş mətnləri, keyfiyyətli audio- və videoyazılar) mövcudluğu zamanı tərtib oluna bilər. Bu halda protokolda çıxışların müvafiq geniş yazılarının qoşulduğu haqda qeyd edilir. Əgər bu mümkün deyilsə, o zaman müzakirənin gedişini, təklif və qəbul olunan qərarları tam əks etdirən geniş protokol hazırlanmalıdır.

İclasın gedişatında tam protokolun son variantını tərtib etmək sadəcə olaraq mümkün deyil. Buna görə də qaralama protokol hazırlanır. Bu kimi kəskin məsələlərin həlli zamanı protokollar iclasın bir deyil, bir neçə iştirakçısı tərəfindən tərtib oluna bilər, onlar sonradan 5 gün ərzində protokolun ağardılmış nüsxəsini hazırlayırlar.

Tam hazırlanmış protokol iclasın sədri və katibi tərəfindən imzalanır. İclasın son qərarı onun iştirakçılarına müstəqil sənədlər – qətnamə və qərarlar halında çatdırılır, bunlar isə protokolda olan materiallar əsasında yaradılır.

Göstərilmiş prosedurlara riayət olunması yaranmış ziddiyyətlərin tam həllinə zəmanət verməsə də, iclasın konstruktiv və effektiv işi üçün zəmin yaradır. İştirakçıların sayı çox olduğundan, vəziyyətin standartlığından iclas zamanı insanların özünə nəzarət qabiliyyəti azalır, proqnozlaşdırma effektivliyi pisləşir. Təsvir edilmiş prosedurlar qeyri-standart vəziyyətlərdə kağız üzərinə çıxarılmış istiqamətlənə sxemidir. İnsanların şüurunu belə sxemlədən azad edərək iclasın təşkilatçıları onun iştirakçıları üçün iclasın özünün keçirilməsi üzərində deyil, problemin mahiyyəti üzərində intensiv işi asanlaşdırır.

Bütünlükdə iclasa hazırlığın məqsədi iştirakçıların həll edilən ziddiyyətlərin mahiyyəti üzərində diqqət cəmləməsini maksimal dərəcədə asanlaşdırmaqdır. Bunun üçün bütün mümkün prosedur məsələlərin həlli təşkil olunmalı, eləcə də müzakirəyə çıxarılan problemin məğzi üzrə bütün lazımi məlumatların hazırlanmasına nəzarət nəzərdə tutulmalıdır.

Həm iclasa hazırlıq mərhələsində, həm də onun gedişatında iclas iştirakçılarının fərdi xüsusiyyətləri nəzərə alınmalıdır. Tətbiq olunan kommunikativ psixotexnikalar problemin konstruktiv həllinə köklənməyə yönəldilməlidir. Təşkilatçılar iştirakçılara çatdırmalıdırlar ki, təşkilatın bütövlükdə fəaliyyətinin effektivliyi məhz onların iradə və niyyətlərindən asılıdır.